Biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za nierzetelne lub wadliwe prowadzenie księgowości. Nie można oczekiwać, że profesjonalny księgowy zaksięguje wszystkie dostarczone przez Klienta dokumenty.
Co najważniejsze: kosztem uzyskania przychodu są tylko te wydatki, które poniesione są w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania czy zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto ustawa o PIT zawiera katalog kosztów (Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych art. 22-23), które nie mogą stanowić kosztu zyskania przychodów bez względu na wszystko.
Jeżeli biuro rachunkowe otrzymuje od Klienta wątpliwe faktury, (których na pierwszy rzut oka nie da się połączyć z przychodami) powinno poprosić o dodatkowe wyjaśnienie Klienta. Czasami wystarczy jedno wyjaśnienie, czy dodatkowy opis faktury, by rozwiać wątpliwości księgowego.
Niewłaściwym wydają się praktyki biura, które dla własnego spokoju odkłada niepewne faktury „na bok” i nawet nie informuje o tym Klienta. Takie praktyki niestety się zdarzają i dopiero przy ewentualnym rozstaniu z biurem Klient otrzymuje plik faktur niezaksięgowanych, o których nie miał pojęcia.
Niestety zdarzają się również Klienci, którzy chcieliby zaksięgować w koszty wszystko, np. skarpetki, tłuczek do ziemniaków, weekend z rodziną w SPA, czy tabletki do zmywarki. Oczywiście może istnieć firma, zatrudniająca pracowników, posiadająca pomieszczenie socjalne ze zmywarką, ale są i tacy przedsiębiorcy, którzy nie zatrudniają pracowników, ani nie posiadają zmywarki. Tuczek do ziemniaków wg. nich służy do mieszania farby, a majowy weekend w SPA jest wg. nich spotkaniem z Klientem.
Być może nie zawsze opis towaru, czy usługi na fakturze nie rozjaśnia sprawy, a zakupy rzeczywiście są zasadne. Trzeba to jednak umieć wyjaśnić. Nie należy traktować biura rachunkowego jako automatu do wprowadzania faktur. Właśnie m.in. po to są księgowi, aby monitorować takie faktury.
Biuro rachunkowe z dużym doświadczeniem jest bardziej świadome czego lepiej nie księgować i co może zakwestionować urzędnik przy kontroli.
Ważne jest, żeby mieć dobre relacje ze swoim biurem rachunkowym, korzystać z wiedzy i doświadczenia księgowej, czy księgowego i współpracować w zakresie faktur kosztowych.
Odrębnym tematem są tzw. „puste faktury”, które nie dokumentują żadnych czynności. Tutaj w przypadku przestępstw umyślnych, dokonanych przez księgowych, w grę wchodzą przepisy karne.
Ekspertka podatkowa z ponad 20 letnim doświadczeniem w księgowości i podatkach,
• certyfikat Księgowego Ministerstwa Finansów,
• aktywny członek SKwP (Stowarzyszenie Księgowych w Polsce),
• z sukcesem prowadzi dwa biura rachunkowe w Poznaniu: Quero i TaxPlanet,
• autorka wielu artykułów, publikacji i dyskusji nt. podatków, rozwoju biznesu i analiz finansowych,
• aktywnie buduje i wspiera projekty startupowe,
• od wielu lat skutecznie realizuje cele w zakresie świadomego prowadzenia biznesu w ujęciu podatkowym.
