Rozliczanie delegacji przedsiębiorcy

Czy Twój księgowy zobowiązany jest do rozliczania delegacji za Ciebie?

Wydatki, związane z wyjazdami służbowymi właściciela można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Podstawą do księgowania jest sporządzony dowód wewnętrzny, zawierający dane osobowe , firmowe oraz dane dotyczące podróży, tj. miejscowości, daty, godziny, a także wydatki związane z transportem i noclegami. Dodatkowo właściciel ma prawo naliczyć sobie diety, które przysługują za każdy dzień wyjazdu w następujących wysokościach:

• za wyjazd trwający ponad 12h – stawka w pełnej wysokości, tj. 23zł
• przy podróży, trwającej 8-12h – połowa stawki
• poniżej 8h – dieta nie przysługuje.

Zasady rozliczania delegacji reguluje Kodeks Pracy, który nie tylko dotyczy w m przypadku pracowników, ale i przedsiębiorców.

Nie powinniśmy oczekiwać, by rozliczanie delegacji było w kompetencjach księgowego. Tylko sam podatnik zna bowiem szczegóły wyjazdu, tj. harmonogram oraz godziny wyjazdów i swoich powrotów. Solidny księgowy powinien jednak zapoznać właściciela firmy ze sposobem rozliczania delegacji, tj. naliczaniem diet, a także możliwością zaliczania do delegacji poszczególnych wydatków.
Nie wypływają z tego korzyści jedynie dla podatnika, ponieważ prawidłowo wypełnione delegacje pod względem formalnym, jak i merytorycznym, nie przysparzają dodatkowej pracy księgowemu w postaci weryfikacji i ewentualnych korekt.

Pamiętać należy, że permanentne wyjazdy, związane z codziennym dopełnianiem obowiązków firmowych nie zaliczają się do delegacji. Z wyjazdem służbowym możemy jedynie powiązać incydentalne wyjazdy, które w rzeczywistości są zdarzeniami wyjątkowymi i nie mają charakteru wyjazdów stałych, np. usługi transportowe, czy przedstawicielstwo handlowe.

Daria Mudziejewska

Ekspertka podatkowa z ponad 20 letnim doświadczeniem w księgowości i podatkach,
• certyfikat Księgowego Ministerstwa Finansów,
• aktywny członek SKwP (Stowarzyszenie Księgowych w Polsce),
• z sukcesem prowadzi dwa biura rachunkowe w Poznaniu: Quero i TaxPlanet,
• autorka wielu artykułów, publikacji i dyskusji nt. podatków, rozwoju biznesu i analiz finansowych,
• aktywnie buduje i wspiera projekty startupowe,
• od wielu lat skutecznie realizuje cele w zakresie świadomego prowadzenia biznesu w ujęciu podatkowym.