Jak najlepiej zmienić biuro rachunkowe?

umowa z biuremKiedy najlepiej przenieść dokumenty do innego biura rachunkowego?

Czas, na jaki zwiążemy się umową z biurem rachunkowym nie jest wcale sprawą, obok której możemy przejść obojętnie. Najczęściej biura wyznaczają 2-3 miesięczny okres wypowiedzenia.
Pamiętajmy, że zmiana biura rachunkowego wiąże się przede wszystkim z przeniesieniem wszelkiej dokumentacji, co nie oznacza tylko dowodów w formie papierowej, ale przede wszystkich informacji zapisanych na różnych programach kadrowych, księgowych i nie tylko.
Problemy zaczynają się pojawiać przy zmianie biura, zwłaszcza w trakcie roku i nie tylko chodzi tu o rok obrachunkowy pełnej księgowości, ale również przy KPiR. Księgowość bowiem charakteryzuje się formą narastającą, co oprócz ksiąg występuje np. przy amortyzacji środków trwałych.

Utrudnienie występuje także przy przenoszeniu danych dotyczących prowadzenia kadr, czyli m.i. obliczaniu listy płac, obliczaniu chorobowych i innych świadczeń pracowniczych. W wielu przypadkach najczęściej oblicza się takie świadczenia na podstawie danych za poprzednie okresy. Pojawiają się więc schody, kiedy poprzedni księgowy korzystał z innego programu i ciągłości tej nie jesteśmy w stanie uzyskać inaczej, jak tylko ponownym wprowadzeniem zaległych danych do nowego programu.

Niesamowitą trudnością jest korygowanie deklaracji ZUS za pomocą programu Płatnika nie mając bazy wcześniej wysyłanych, czyli pierwotnych deklaracji ZUS. W tym przypadku warto ustalić z biurem rachunkowym ewentualne przekazanie danych z programu Płatnik na jakimkolwiek nośniku.

Często przedsiębiorstwa korzystają z własnych programów, które zakupują na potrzeby biura rachunkowego i nie jest to wcale naciąganie na koszty ze strony biura, ale wręcz zapewnia to bezpieczeństwo danych firmy w razie rezygnacji z usług danego księgowego. W takiej sytuacji wraz z dokumentacją papierową biuro wydaje Klientowi program, który jest jego własnością.
Reasumując – paragrafy umowy z biurem rachunkowym, dotyczące okresu trwania umowy, okresu wypowiedzenia, a także sposobu zakończenia współpracy są bardzo ważne i warto je dokładnie przeanalizować.